В статье расскажу, зачем бизнесу финансовый учет, чем он отличается от бухгалтерского и какие отчеты помогают собственнику видеть реальную прибыль, движение денег и будущие платежи. На примерах покажу, почему деньги на счете не равны прибыли, как возникает кассовый разрыв и с чего начать финансовый учет в небольшой компании.

 

Для чего бизнесу нужен финансовый учет

На расчетном счете компании лежит 800 тысяч рублей. Продажи идут, клиенты платят, поэтому собственнику кажется, что бизнес зарабатывает и часть денег можно забрать себе. Но через неделю нужно перечислить зарплату, заплатить за аренду и новую партию товара, а еще 300 тысяч из этих 800 тысяч — аванс клиента за заказ, который компания пока не выполнила.

Остаток на банковском счете показывает только, сколько денег есть в конкретный момент. Он не отвечает на вопросы, сколько компания заработала, какая часть средств уже предназначена для обязательных платежей, сколько должны клиенты и хватит ли денег до следующего крупного поступления. Поэтому управление финансами только через банковское приложение часто создает ложное ощущение благополучия.

Финансовый учет нужен собственнику, чтобы понимать, что на самом деле происходит с деньгами бизнеса.

Он показывает, сколько компания зарабатывает, на что тратит деньги, кому должна и какие платежи предстоят в ближайшее время. По этим данным можно понять, хватает ли бизнесу денег на текущие расходы, можно ли вывести прибыль и какое направление действительно приносит доход.

Одна из основных задач финансового учета — контролировать доходы и расходы. При этом недостаточно видеть общую сумму затрат за месяц. Руководителю полезно понимать, сколько компания тратит на закупки, производство, сотрудников, аренду, рекламу, доставку и другие статьи, а затем сравнивать эти расходы с полученным результатом.

Учет финансов предприятия также показывает финансовое состояние бизнеса. Компания может наращивать выручку и одновременно становиться слабее, если клиенты все дольше не платят, товары залеживаются на складе, а для каждой новой продажи требуется больше оборотных средств. Без внутреннего финансового учета такой процесс легко принять за рост.

Еще одна задача — планировать платежи и заранее видеть нехватку денег.

Если руководитель знает не только сегодняшний остаток, но и даты будущих поступлений и выплат, он может обнаружить кассовый разрыв за несколько недель

Тогда есть время договориться с клиентом о более ранней оплате, перенести закупку или изменить график расчетов с поставщиком.

Финансовый учет помогает отделить деньги бизнеса от денег собственника. Если личные покупки, переводы семье и расходы компании смешаны, невозможно точно посчитать ни себестоимость, ни прибыль. Вывод денег владельцу нужно учитывать отдельно, чтобы личное потребление не выглядело как расход на работу компании.

Учет нужен и для оценки прибыльности отдельных направлений. Например, интернет-магазин получает 60 процентов выручки через маркетплейс и 40 процентов через собственный сайт. После комиссии площадки, логистики, рекламы и возвратов может оказаться, что меньший по обороту собственный канал приносит компании больше прибыли.

Высокая выручка сама по себе тоже ничего не гарантирует. Бизнес может продавать больше, но зарабатывать меньше из-за роста себестоимости, скидок, расходов на рекламу или логистику. Финансовый учет позволяет увидеть эту связь и не принимать увеличение продаж за автоматическое улучшение финансового положения.

Роль финансового учета в управлении как раз в том, чтобы связать прибыльность, деньги и обязательства бизнеса. Компания должна не только зарабатывать, но и вовремя рассчитываться с сотрудниками, поставщиками, банками и государством. Контроль финансов помогает собственнику принимать решения на цифрах, а не по ощущению, что «денег вроде достаточно».

 

Читайте по теме:

 

Из чего состоит финансовый учет: деньги, доходы, расходы и отчеты

Одна из самых частых ошибок в бизнесе начинается с простой мысли: если деньги пришли, значит компания заработала. На практике поступление денег, доход и прибыль могут относиться к разным периодам. Поэтому при ведении финансового учета важно разделять эти показатели.

  • Деньги — это средства, которые сейчас находятся на счетах и в кассе компании. Банковское приложение хорошо показывает именно эту часть картины. Но оно не объясняет, откуда появились деньги, кому они могут быть предназначены и какие обязательства придется погашать в ближайшее время.
  • Доход показывает, сколько бизнес заработал за определенный период. Для торговой или сервисной компании основную часть доходов обычно составляет выручка. Клиент при этом может заплатить раньше, позже или в момент продажи, поэтому дата поступления денег и момент получения дохода не всегда совпадают.

 

Допустим, покупатель перечислил мебельной компании 200 тысяч рублей аванса за заказ, который изготовят и передадут в следующем месяце. Деньги уже появились на счете, но заказ еще нужно выполнить. Если сразу считать эти 200 тысяч заработанной прибылью и вывести их из бизнеса, позже может не хватить средств на материалы и производство.

  • Расход показывает стоимость ресурсов, которые бизнес использовал для работы и получения дохода. Он тоже не всегда совпадает с платежом. Компания может сегодня заплатить поставщику за товар, который будет продан только через два месяца.
  • Прибыль — финансовый результат за период. В упрощенном виде это доходы за вычетом связанных с ними расходов. Если компания заработала 1,5 млн рублей и понесла расходов на 1,35 млн, ее прибыль составляет 150 тысяч рублей, но это не значит, что на расчетном счете прибавилось именно 150 тысяч.
  • Обязательства — то, что бизнес должен другим. Это могут быть долги перед поставщиками, банками, сотрудниками или клиентами, которые уже внесли аванс, но еще не получили товар или услугу. Поэтому миллион рублей на счете и миллион свободных денег — совершенно разные вещи.

 

Пример

Компания «Линия» продает офисную мебель. В апреле она отгрузила клиентам заказы на 1,5 млн рублей. Но на счет в этом месяце поступило только 900 тысяч из этой суммы. Еще 600 тысяч клиенты заплатят в мае.

При этом в апреле компания получила 300 тысяч рублей за заказ, который выполнила раньше, и аванс 200 тысяч за майскую поставку. В итоге от клиентов на счет поступило 1,4 млн рублей, хотя выручка апреля составила 1,5 млн.

Расходы апреля составили 1,35 млн рублей. Значит, компания заработала 150 тысяч рублей прибыли. Но на счете эта сумма отдельно не появилась: часть денег ушла поставщикам и на текущие расходы, еще 200 тысяч компания направила на погашение кредита.

К концу апреля на счетах осталось 450 тысяч рублей. Получается, за один и тот же месяц у компании три разные цифры: 1,5 млн рублей выручки, 150 тысяч рублей прибыли и 450 тысяч рублей на счетах. Поэтому по остатку денег нельзя определить, сколько бизнес заработал.

 

Отчет о движении денежных средств — ДДС

ДДС отвечает на вопрос: откуда пришли деньги и куда они ушли. В нем отражают фактические поступления и выплаты по счетам и кассам, а затем распределяют их по понятным категориям. Такой отчет помогает увидеть движение денег без искажений, которые возникают, если смотреть только на остаток в банке.

В примере «Линии» ДДС покажет 1,4 млн рублей поступлений от клиентов и все фактические выплаты за месяц. Руководитель увидит, сколько денег ушло поставщикам, сотрудникам, арендодателю и банку. Без ДДС он видел бы только начальный и конечный остаток и мог бы лишь догадываться, почему денег стало меньше.

Полезно отдельно учитывать операционные, инвестиционные и финансовые денежные потоки. Например, покупка оборудования может сильно уменьшить остаток денег за месяц, хотя основной бизнес при этом работает нормально. Получение кредита, наоборот, увеличит деньги на счете, хотя компания ничего на этой операции не заработала.

Поэтому положительный денежный поток еще не означает прибыль. Деньги могут прийти из кредита, займа или аванса клиента. ДДС показывает движение средств, но экономический результат бизнеса нужно смотреть в другом отчете.

 

Отчет о прибылях и убытках — ОПиУ

ОПиУ отвечает на вопрос: сколько бизнес заработал за период. В нем доходы сопоставляют с расходами, которые относятся к этим доходам. Именно поэтому прибыль нельзя определять как разницу между остатком денег на счете в начале и в конце месяца.

В нашем примере ОПиУ покажет 1,5 млн рублей выручки и 1,35 млн расходов. Разница составляет 150 тысяч рублей операционной прибыли. Эта сумма характеризует результат работы бизнеса, но не показывает, сколько денег доступно собственнику прямо сейчас.

ОПиУ особенно полезен, когда компания растет. Допустим, выручка увеличилась с 5 до 7 млн рублей, а расходы — с 4 до 6,8 млн. Продажи выросли на 40 процентов, но прибыль сократилась с миллиона до 200 тысяч рублей.

Так может происходить из-за роста себестоимости, слишком дорогого привлечения клиентов, увеличения фонда оплаты труда, скидок, возвратов или неэффективной логистики. Если собственник смотрит только на выручку, бизнес кажется успешнее. ОПиУ показывает, сколько компания сохраняет после всех расходов.

 

Управленческий баланс

На счете компании может быть немного денег, хотя бизнес в целом выглядит вполне крепко. Часть средств уже превратилась в товар на складе, оборудование или долги клиентов. Управленческий баланс как раз показывает, чем компания располагает и сколько при этом должна.

В балансе есть три главные части. Активы — деньги, запасы, оборудование, дебиторская задолженность и другое имущество бизнеса. Обязательства — долги перед поставщиками, банками и другими кредиторами. Разница между активами и обязательствами показывает собственный капитал компании.

Вернемся к «Линии». В конце месяца на счетах у нее осталось 450 тысяч рублей, но это не все, чем располагает бизнес.

Клиенты должны еще 600 тысяч, на складе есть товар, компания использует оборудование. Одновременно ей самой нужно рассчитаться с поставщиками и погашать кредит.

Поэтому вопрос «где прибыль, если на счете мало денег?» не всегда означает, что прибыль куда-то исчезла. Деньги могли уйти в запасы, оборудование или зависнуть в дебиторской задолженности. Баланс помогает это увидеть.

Он же показывает тревожные изменения. Например, продажи и прибыль растут, но клиенты все больше должны компании. Значит, бизнес зарабатывает, но деньги получает с задержкой. Или увеличиваются складские остатки — тогда стоит проверить, не закупает ли компания товар быстрее, чем успевает его продавать.

 

Платежный календарь

С деньгами в бизнесе часто проблема не в сумме, а в сроках. Компания может нормально зарабатывать за месяц, но в середине месяца ей все равно нечем заплатить поставщику или аренду. Платежный календарь как раз показывает, в какие даты придут деньги и когда их придется отдавать.

У «Линии» на начало мая есть 450 тысяч рублей. До 10 мая нужно заплатить 300 тысяч поставщику, 120 тысяч за аренду и еще 180 тысяч по другим обязательствам. Всего — 600 тысяч рублей.

Клиент перечислит компании 600 тысяч только 12 мая. Получается, 10 и 11 мая бизнесу не хватает 150 тысяч рублей, хотя в целом за месяц денег достаточно. Так возникает кассовый разрыв: заплатить нужно раньше, чем поступят деньги.

Если увидеть нехватку заранее, у собственника есть время что-то изменить. Можно попросить клиента заплатить раньше, договориться с поставщиком о переносе платежа, отложить закупку или воспользоваться резервом. Когда о нехватке денег узнают в день платежа, вариантов уже гораздо меньше.

Платежный календарь помогает не доводить ситуацию до такого момента. ДДС показывает, куда деньги уже пришли и ушли, ОПиУ — сколько компания заработала, баланс — чем она располагает и сколько должна. А платежный календарь нужен, чтобы понимать, хватит ли денег на ближайшие платежи.

 

Чем финансовый учет отличается от бухгалтерского и управленческого

Бухгалтер, финансовый менеджер и руководитель могут работать с одними и теми же цифрами, но смотреть на них по-разному. Бухгалтеру важно правильно отразить операции и подготовить отчетность. Собственнику — понять, сколько компания зарабатывает, где находятся деньги и на что их хватает.

Бухгалтерский учет ведут по установленным законом правилам. В нем отражают хозяйственные операции, имущество, обязательства, доходы и расходы компании, а на основе этих данных составляют бухгалтерскую отчетность (ст. 6, 9, 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Финансовый учет нужен прежде всего для решений внутри бизнеса. Например, собственник хочет знать, какой из трех магазинов приносит больше прибыли, сколько денег можно вывести без риска для ближайших платежей или почему при росте продаж на счете стало меньше денег. Для этого данные можно собирать и разбивать так, как удобно компании.

Управленческий учет шире финансового. В него могут входить не только деньги и прибыль, но и продажи, запасы, загрузка сотрудников, объем производства, выполнение планов и другие показатели. Финансовый учет в такой системе отвечает именно за денежную сторону бизнеса: доходы, расходы, прибыль, долги и движение денег.

Критерий Финансовый учет Бухгалтерский учет Управленческий учет
Главная цель Показать деньги, прибыль и финансовое состояние Отразить хозяйственные операции и сформировать отчетность Дать данные для управления бизнесом
Для кого Собственник, руководитель, финансовый менеджер Руководство и пользователи бухгалтерской отчетности Собственник и руководители
Что показывает Деньги, прибыль, долги, активы, будущие платежи Активы, обязательства, доходы, расходы и другие объекты учета Финансы, продажи, продукты, подразделения и операционные показатели
Насколько регламентирован Компания настраивает под свои задачи Регулируется законодательством и стандартами Компания настраивает под свои задачи
Как часто используют данные Ежедневно, еженедельно, ежемесячно По мере ведения учета и подготовки отчетности С той частотой, которая нужна для решений
Как помогает руководителю Контролировать прибыль, деньги и финансовые риски Дает данные бухгалтерского учета и отчетности Помогает управлять компанией в целом

Бухгалтерская отчетность показывает бизнес по правилам учета, но собственнику этого часто мало. Например, из нее не всегда видно, какое направление приносит больше денег, хватит ли средств на ближайшие платежи и сколько можно безопасно забрать из бизнеса.

Поэтому бухгалтерский и финансовый учет обычно ведут параллельно. Первый нужен для обязательного учета и отчетности, второй — чтобы собственник понимал, что происходит с деньгами компании и мог принимать решения.

 

Как организовать финансовый учет в компании

Финансовый учет стоит начинать с тех данных, которые уже есть в бизнесе: поступлений, расходов, остатков на счетах, долгов клиентов и обязательств перед поставщиками. Сведите их в одно место и проверьте, на какие вопросы собственника пока нет ответа. Так станет понятно, чего не хватает в учете и какие отчеты нужно добавить.

Пока операций немного, вести учет можно в любом удобном формате.

Главное, чтобы данные попадали туда регулярно и по одним правилам. Когда у компании несколько счетов, юрлиц, направлений и много операций, ручной учет становится ненадежным: платежи теряются, статьи расходов путаются, цифры приходится долго сверять. В этом случае имеет смысл переходить на специализированный сервис.

  • Определите, какую информацию должен получать собственник. Начните с управленческих вопросов: сколько компания зарабатывает, сколько денег свободно, какое направление прибыльнее, кто должен бизнесу и хватит ли средств на следующий месяц.
  • Соберите все источники финансовых данных. В систему должны попадать расчетные счета, корпоративные карты, кассы, эквайринг, маркетплейсы и другие каналы поступлений и выплат. Если часть операций остается за пределами учета, итоговые показатели быстро перестают соответствовать реальности.
  • Разделите деньги собственника и бизнеса. Личные расходы владельца не должны смешиваться с расходами компании. Вывод денег собственнику стоит отражать отдельно, иначе невозможно достоверно оценить результат деятельности бизнеса.
  • Начните фиксировать доходы и расходы по понятным категориям. На первом этапе не нужно создавать сотни статей. Например, расходы на офис и склад можно объединить в категорию «Аренда», если отдельная детализация пока не помогает принимать решения.

 

Категории должны быть достаточно подробными, чтобы объяснять результат, но не настолько сложными, чтобы сотрудники тратили время на выбор между пятью почти одинаковыми статьями. По мере роста бизнеса аналитику можно расширять. Например, разделять расходы по филиалам, направлениям или продуктам.

  • Учтите дебиторскую и кредиторскую задолженность. Банковской выписки недостаточно, если клиенты платят с отсрочкой, а компания сама получает отсрочки от поставщиков. Собственнику нужно видеть, кто должен бизнесу, кому должен бизнес и когда ожидаются платежи.

 

Отдельно полезно контролировать просроченную дебиторскую задолженность. Если продажи растут, но клиенты все дольше не платят, компания может столкнуться с нехваткой оборотных средств.

  • Назначьте ответственного за данные. В небольшой компании учет может вести собственник, бухгалтер или финансовый менеджер. Важно, чтобы было понятно, кто загружает данные, проверяет категории, следит за задолженностью и закрывает отчетный период. Если за учет отвечает «кто успеет», ошибки почти неизбежны. Один сотрудник отнесет платеж в рекламу, другой — в продвижение, третий создаст новую категорию. Через несколько месяцев сравнивать периоды станет сложно.
  • Регулярно анализируйте отчеты. Само наличие ДДС или ОПиУ ничего не меняет. Финансовый учет начинает работать, когда руководитель разбирает отклонения и принимает решения на основе данных. Например, ОПиУ показывает, что прибыль одного направления падает третий месяц подряд. Руководитель смотрит причины и видит, что рекламные расходы растут быстрее выручки. После этого можно изменить рекламную стратегию, поднять цену или отказаться от неэффективного канала и затем проверить результат в следующем периоде.
  • Автоматизируйте учет, когда таблицы перестают справляться. Для финансового учета малого бизнеса Excel или Google Таблиц может быть достаточно, если операций немного и структура компании проста. Но с ростом бизнеса ручной учет начинает требовать слишком много времени и увеличивает риск ошибок.

 

Проблема становится заметной, когда появляются несколько банковских счетов, юридических лиц, филиалов, направлений и сотни или тысячи операций в месяц. Тогда имеет смысл подключать сервис, который автоматически загружает банковские операции, собирает данные из разных источников и строит отчеты. Автоматизация должна уменьшать ручную работу, а не просто заменять одну сложную таблицу другой системой.

При построении финансового учета полезно заранее записать основные правила. Например, когда компания признает выручку во внутреннем учете, как относит расходы к периодам, как отражает возвраты, займы, вложения собственника и выплаты владельцам. Одинаковые операции должны учитываться одинаково из месяца в месяц.
Переводы между своими счетами не нужно считать доходом или расходом. Если компания перевела 500 тысяч рублей из одного банка в другой, денег у бизнеса больше или меньше не стало. В учете это должен остаться обычный перевод.

С кредитами похожая история. Когда банк выдает компании миллион рублей, на счете становится больше денег, но бизнес на этом ничего не заработал. Когда компания возвращает основную сумму кредита, денег становится меньше, но это не расход от основной работы бизнеса.

С товаром действует тот же принцип. Если магазин закупил партию на 2 млн. рублей, но за месяц продал только половину, оставшаяся часть по-прежнему лежит на складе и еще не стала расходом этого месяца. Если списать всю закупку сразу, прибыль получится ниже, чем есть на самом деле.

Чтобы отчеты не искажались, такие операции нужно учитывать по одним и тем же правилам из месяца в месяц. Тогда переводы между счетами, кредиты и закупки не будут случайно менять финансовый результат, а собственник сможет сравнивать периоды между собой и видеть реальную динамику бизнеса.

Финансовый учет работает, если собственник в любой момент может ответить на несколько вопросов:

  • сколько денег есть у бизнеса;
  • сколько из них действительно свободны;
  • сколько компания заработала;
  • на что уходят деньги;
  • кто должен компании;
  • кому должна компания;
  • какие крупные платежи предстоят;
  • хватит ли денег на них.

 

Если для ответа приходится собирать сведения из трех банков, переписки с бухгалтером, таблицы менеджера и памяти собственника, системы финансового учета фактически еще нет. Если цифры доступны быстро, основаны на полных данных и регулярно используются для решений, учет выполняет свою задачу.