В нашем телеграмм-канале мы публикуем аналитику из мира бизнеса, новости про изменения, проверенные образцы документов и другие материалы для вашей безопасной работы.

Подписывайтесь, чтобы ничего не пропустить >>>

 

Кто пришел и зачем

Первое, что нужно выяснить, кто именно зашел в офис. Это может быть:

  • полиция (например, из подразделений по борьбе с экономическими преступлениями);
  • Следственный комитет (чаще при расследовании уголовных дел);
  • налоговая служба (при выездных проверках или в рамках доследственной проверки).

 

От того, представители какого органа пришли и с каким документом, зависит формат проверки. Это может быть:

  • осмотр помещения — в рамках доследственной проверки;
  • обыск — по уголовному делу (требует постановления суда);
  • оперативно-розыскное мероприятие (ОРМ) — например, получение предметов и документов;
  • выемка документов — по постановлению следователя;
  • налоговая проверка — действует по Налоговому кодексу.

 

Важно понимать: не во всех случаях представители власти имеют право заходить в помещения, вскрывать сейфы или изымать технику. Все действия должны быть строго в рамках документов, которые они предъявляют. Если это, например, просто ОРМ — вы вправе ограничить их в части доступа к помещениям и технике.

 

Редакция «Саппорт» проводит опрос. Ответьте на вопросы. Вы нам очень поможете.

Пройти опрос >>>

 

Сохраняем спокойствие и включаем логику

Когда в офис входят сотрудники с удостоверениями, форма и тон общения могут сбить с толку. Главное — не паниковать. Сотрудникам не нужно спорить, пытаться выяснять причины визита или «бороться за правду» прямо на месте. Это может только усугубить ситуацию. Спокойствие — ключ к минимизации рисков.

Руководитель (или старший в офисе) должен:

  1. Вежливо и четко попросить сотрудников представиться.
  2. Записать данные всех, кто участвует в проверке.
  3. Попросить предоставить документы: постановление на обыск, постановление следователя, решение суда, удостоверения.
  4. По возможности сделать копии документов или сфотографировать их.

 

Пока проверяющие на месте, важно немедленно позвонить адвокату, желательно — корпоративному юристу, который знает специфику бизнеса. Он может быстро приехать и взять взаимодействие с представителями власти на себя.

 

Что делать до приезда адвоката

Если проверка или обыск начинается до того, как приедет юрист, важно правильно себя вести:

  • Не давайте показаний и не рассказывайте ничего по существу ни по бизнесу, ни по сотрудникам. На все вопросы вежливо отвечайте: «Я дождусь адвоката».
  • Не передавайте пароли от компьютеров, облаков, мессенджеров и CRM. У сотрудников нет обязанности разглашать их без постановления суда.
  • Не позволяйте проверяющим разделяться по кабинетам без сопровождения. Один сотрудник офиса должен находиться с ними в одной комнате — в идеале с видеозаписью.
  • Фиксируйте все на видео (если нет запрета в постановлении). Это обезопасит обе стороны.
  • Следите за оформлением протоколов. При изъятии техники или документов в протокол должны быть внесены: точное время, место, откуда взято, что именно и в каком количестве.
  • Прочитайте протокол перед подписью. Если есть замечания, например, изъяли документы без основания, так и напишите: «С протоколом не согласен. Замечания прилагаются».

 

Читайте также: 

Сотрудник дал взятку: три сценария, чтобы не платить миллионный штраф

 

Что важно для сотрудников

Обычные сотрудники офиса чаще всего оказываются в стрессовой ситуации, особенно если не знают своих прав. Руководителю стоит заранее провести краткий инструктаж:

  • Не вступать в конфликты.
  • Не удалять данные.
  • Не давать комментариев «по делу» и не подписывать документы без чтения.
  • Указывать в протоколах замечания, если действия кажутся незаконными.
  • Немедленно сообщать о визите старшему и юристу.

 

Цифровая гигиена — это тоже защита

Все больше данных хранятся не в офисе, а в облаке. Это снижает риски потери документов и доступа к конфиденциальной информации. Поэтому:

  • Документооборот лучше вести в «облаке» с двухфакторной аутентификацией.
  • Все доступы — только по ключевым сотрудникам.
  • Бэкапы — обязательно.
  • Четкая структура хранения — чтобы понимать, где и что искать в случае изъятия.

В условиях, когда из офиса могут изъять только монитор, а не сервер, бизнесу становится проще защищаться.

 

Вам может пригодится: 

Правила безопасной переписки в рабочих мессенджерах и чатах