Собственник бизнеса и юрист по-разному смотрят на организацию договорной работы на предприятии. Из-за этого часто противоборствуют скорость согласования договорных конструкций (собственник) и учет правовых рисков (юрист). При этом, любая ошибка в договорной работе может стоить бизнесу миллионы. Ниже — алгоритм из 5 шагов, который поможет наладить порядок ведения договорной работы в компании.

 

Шаг 1. Определить, нужен ли компании штатный юрист по договорной работе

Парадоксально, но это на самом деле первый шаг — понять, действительно ли вам нужен штатный юрист. Если компания ориентирована на ведение одного вида деятельности, например, продает бутилированную воду по типовому договору поставки, разумеется, условный менеджер по продажам знает свой договор не хуже, чем профессиональный юрист. В таком случае, целесообразней будет разово привлекать юриста по необходимости на условиях аутсорса. Сложные нетиповые договорные конструкции, которые бывают в жизни компании раз в 3-4 месяца, рекомендую оставить стороннему консультанту.

 

Шаг 2. Если юрист нужен, найти идеального кандидата для вашей компании

Если решили, что без штатного юриста по договорной работе все же не обойтись, следующим шагом вам надо будет найти идеального кандидата. В нашем представлении это юрист, который знает специфику продукта компании, заточен на ведение бизнеса совместно с собственником и умело сочетает всё это с требованиями законодательства. Идеальный кандидат не рубит бизнес-инициативы под корень под предлогом «Это незаконно», а всегда готов поискать решение, которое принесет прибыль компании, не приступив при этом  закон.

Юрист по договорной работе незаметен: нельзя ставить телегу впереди лошади — юриспруденция всегда следует за потребностями бизнеса. Однако такой специалист умеет филигранно сочетать потребности бизнеса с требованием законодательства. Поэтому неплохой вопрос к кандидату на должность юриста: «Как вы планируете осуществлять правовую обвязку того или иного бизнес-процесса компании?».

 

Исключить юридический фетишизм и лишние обязанности по договорной работе

Итак, вы нашли идеального кандидата. Теперь определите, что именно он будет подвергать правовой экспертизе. Например, можно сразу исключить все договоры суммой меньше 100 000 рублей — сумму определяйте в зависимости от оборота и специфики вашей компании. В любом случае, провозгласите основным принципом договорной работы уход от формализма. Например, договор на закупку скрепок явно не требует трех кругов согласований с вашим юристом.

Установите в порядке ведения договорной работы запрет на «дробление» стоимости договоров, чтобы совокупность сделок не избежала юридической экспертизы.

 

Откажитесь от юридического фетишизма. То, что юрист компании отвечает за договорную работу, не делает его автоматически ответственным за архив, где хранятся ранее согласованные договоры. По аналогии, стоит исключить из ведения юриста изготовление договоров на бумаге, сбор первичной учетной документации у контрагентов и тому подобное. Рабочее время юриста стоит дороже рабочего времени секретаря.

 

Шаг 4. Утвердить регламент договорной работы и установить правила игры

Вам надо урегулировать два вопроса: когда и в каком объеме. Для начала, установите свод минимальных правил для юриста по договорной работе:

  • срок анализа документа: операционный блок компании должен понимать, когда ждать от юриста редакцию того или иного документа;
  • глубина проработки того или иного вида договора: если бумага нужна здесь и сейчас, собственник вряд ли будет рад, если юрист засядет вносить правки на неделю.

 

Параллельно с накоплением опыта работы в компании, целесообразно поручить юристу разработку положения о договорной работе. Подобный подход позволит учесть всю специфику бизнес-процессов организации, привязать регламент о договорной работе к реалиям компании.

 

Шаг 5. Убить паразитические итерации в процессе договорной работы

Полагаем, что собственник бизнеса, чтобы ускорить процессы, может использовать следующий инструментарий:

  • вместе с юристом разработать чек-лист согласования договора — его найдете ниже;
  • определить коммерческие условия договора до того, как направлять его в работу юристу. Это нужно, чтобы юрист, например, не возвращался с вопросами, устроит ли неустойка 0,1 % или необходимо ее снизить до 0,05 %;
  • перевести договорную работу с подписания договора с каждым контрагентом на процедуру присоединения к оферте, которая размещена на сайте компании. Это особенно актуально, когда компания массово подписывает типовые договоры. Как результат, вместо того, чтобы вычитывать длинный текст, можно будет изучить краткое заявление о присоединении контрагента к типовому договору компании;
  • ориентировать контрагентов исключительно на использование режима правок в электронном документе.