В нашем телеграмм-канале мы публикуем аналитику из мира бизнеса, новости про изменения, проверенные образцы документов и другие материалы для вашей безопасной работы.

Подписывайтесь, чтобы ничего не пропустить >>>

 

Зависшие проекты – это не просто неэффективность. Это «управленческий вирус», подрывающий культуру ответственности, снижая мотивацию команды и тормозя рост компании. Особенно опасно для малого и среднего бизнеса, где ресурсы ограничены, и любая неудача быстро отражается на финансовых показателях.

Классический пример из собственной жизни, который видел неоднократно. Практически каждый новый руководитель сразу после назначения развивает бурную деятельность, фонтанирует идеями и стартует большое количество начинаний. Конечно, обо всех  с радостью рассказывается своему шефу, нужно же оправдать доверие. Потом проходит пара месяцев и выясняется:

  • бюджеты отдела исчерпаны, а ощутимого результата нет;
  • есть 5 проектов, сделанных «на 90%», но не внедрено ни одного готового;
  • команда перегружена и тонет в постоянных переключениях между одновременными задачами;
  • ключевые показатели отдела стоят на месте.

 

Если руководитель умеет рефлексировать над результатами своей работы, то он проведет ревизию и обнаружит, что к данной ситуации его привело желание «успеть за все взяться». Тогда как задача руководителя – показать результат вверенного ему подразделения по согласованным для него показателям. Конфликт целеполагания руководителя привел к конфликту с командой и собственным шефом. Только после закрытия «лишних» проектов и возвращении фокуса на необходимые приоритетные проекты ситуация нормализовалась.

Далее рассказываю, по какой причине чаще всего проекты зависают.

 

Почему проекты зависают

Если коротко, то могут сказать так: всему причиной спешка, страх, отсутствие дисциплины и разногласия между подразделениями. А теперь поясню.

 

Переоценка возможностей

Руководитель вдохновлен идеей и начинает действовать немедленно, не дождавшись полного понимания требований, ресурсов или согласования с владельцами бизнеса. В результате «А» сказано, а до «Б» дело не доходит.

 

Когда проект идет не по плану, частый ответ – «подождем, потом разберемся».

 

Страх признать провал

Когда проект идет не по плану, частый ответ – «подождем, потом разберемся». Вместо официального закрытия и извлечения уроков инициатива остается «в подвешенном состоянии»: ресурсы продолжают расходоваться впустую.

 

Отсутствие управленческой дисциплины

В компании нет четких правил: если начал – обязан довести до результата. Отсутствие формализованного подхода к завершению проектов приводит к накоплению «висяков» и размытию ответственности.

 

Конфликты локальных KPI

Разные отделы ориентируются на собственные показатели, не всегда совпадающие с общей стратегией. Инициативы, которые могли бы принести пользу бизнесу, откладываются или не получают ресурсы из-за разногласий между подразделениями.

 

К чему приводят зависшие проекты

Потеря ресурсов. Вложенные деньги, время сотрудников и внимание руководства продолжают расходоваться, хотя проект фактически «заморожен». Это снижает рентабельность всего бизнеса.

Размывание приоритетов. Команда не понимает, что действительно важно. Постоянно переключаясь между «висяками», сотрудники теряют фокус, а дедлайны новых проектов постоянно переносятся.

Демотивация коллектива. Если сотрудники привыкли, что начатые задачи не закрывают, они теряют веру в результат. Тех, кто нацелен на качественный результат, такие условия отталкивают.

Управленческий шум и «пожары». Старые проекты всплывают в самый неподходящий момент: приходится бросать текущие задачи, чтобы устранить последствия давнего «висяка». Это приводит к перезапуску срочных собраний и перераспределению ресурсов.

Снижение финансовых показателей. Незавершенные проекты подпитывают статьи расходов без отдачи: лицензии, подрядчики, зарплаты участников. Для малого бизнеса это чревато убытками и потерей ликвидности.

 

Как избежать «висяков»

За свою карьеру и все то время, что занимаюсь проектами, я выработал правила, которые помогают мне избегать зависших проектов. Делюсь с вами.

 

«Начал – доведи до конца»

Фиксируйте в компании, что любое начатое дело должно быть либо завершено успешно, либо закрыто с выводами. Формализуйте критерии:

  • если ключевой показатель не достигнут в установленный срок;
  • если изменились приоритеты или ресурсы;
  • если внешние условия делают проект нерентабельным.

 

Получив статус «неудачный», проект закрывается с документированным анализом: что пошло не так, какие уроки вынести, какие подходы сохранить.

 

Публичный «список зависших»

Создайте в доступной системе (CRM, трекере задач или простой таблице) раздел, или сделайте фильтр, если есть такая возможность, «Зависшие проекты». Указывайте причину задержки и ответственного за завершение. Если проект остается без обновлений более недели, это сигнал для руководителя: нужна срочная ревизия и разговор с ответственным.

 

Читайте также в рубрике «Бизнес»

 

Ежемесячная ревизия

Включите в ежемесячный план пункт «ревизия зависших проектов». Вместе с ответственными по проблемным проектам за 30–60 минут обсуждайте:

  • какие задачи «висят» дольше заданного срока;
  • какие можно закрыть с выводами;
  • какие требуют перераспределения ресурсов или корректировки плана.

 

Регулярная ревизия позволяет не накапливать накопившиеся «хвосты» и расставлять приоритеты. При этом не дайте ревизии превратиться в бесконечное заседание со спорами и поиском крайнего.

 

Лимит активных инициатив

Ограничьте количество проектов, которыми может одновременно руководить один менеджер или отдел (рекомендуется 3–5 пунктов). Остальные задачи переводятся в резерв. Если число инициатив превышает лимит, фокус теряется, а качество реализации падает.

 

Прозрачность и автоматизация

Регулярно обновляйте статусы «висяков»: ответственный задает отчет не реже раза в неделю. Внедрите простую метрику «дней простоя» – отслеживайте, сколько времени проходит с последнего обновления карточки проекта. Визуальная доска с колонкой «Зависших» показывает проблемные задачи сразу. Для наглядности можете разместить такую доску на видном месте в офисе, тем самым она будет мозолить глаза и мотивировать действовать.