Что такое финансовый контроль и зачем он нужен бизнесу

Финансовый контроль нужен не только крупным организациям с отдельным финансовым подразделением. Малому бизнесу также необходимо проверять платежи, расходы, задолженность, остатки товаров и достоверность отчетности. Без установленного порядка руководитель получает сведения о проблеме после того, как компания уже потеряла деньги.

Система финансового контроля должна соответствовать размеру и деятельности организации. Небольшой компании достаточно нескольких обязательных проверок, лимитов и регулярного отчета для руководителя. Сложная структура с филиалами, складами и большим количеством договоров требует более подробных регламентов и распределения полномочий.

Финансовый контроль представляет собой систему правил и проверок, с помощью которых организация управляет деньгами, обязательствами и имуществом. Он охватывает поступления, расходы, платежи, договоры, задолженность, запасы и финансовую информацию. Главная задача такой системы — своевременно обнаруживать ошибки, необоснованные расходы и отклонения от утвержденных планов.

 

Читайте по теме:

 

Финансовый контроль в организации является частью внутреннего контроля. Каждый экономический субъект обязан контролировать совершаемые факты хозяйственной жизни. Организации, отчетность которых подлежит обязательному аудиту, дополнительно контролируют ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, кроме установленного законом исключения для руководителя, который ведет учет самостоятельно (ч. 1, 2 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Финансовый учет и контроль решают разные задачи. Учет фиксирует уже совершенные операции и формирует сведения о финансовом состоянии компании. Контроль проверяет обоснованность операции, правильность документов, соблюдение бюджета и полномочия сотрудников. Финансовый контроль деятельности необходим, если в компании возникают следующие ситуации:

  • Остаток денег на счетах регулярно отличается от ожидаемого;
  • Руководитель узнаёт о крупных расходах после оплаты;
  • Дебиторская задолженность растет, но ответственные сотрудники не принимают мер;
  • Подразделения превышают бюджет без предварительного согласования;
  • Один сотрудник оформляет, согласовывает и оплачивает операцию;
  • Товары или материалы списывают без подтверждающих документов;
  • Управленческие и бухгалтерские данные не совпадают.

 

Само наличие бухгалтера не заменяет финансовый контроль компании. Бухгалтер может правильно отразить платеж, который был экономически невыгоден или не согласован руководителем. Поэтому контроль финансовых решений должен начинаться до совершения операции, а не после ее отражения в учете.

 

Цели и задачи финансового контроля

Основная цель финансового контроля — обеспечить сохранность финансовых ресурсов и достоверность данных, на основании которых руководство принимает решения. Система должна предупреждать нарушения, а не только фиксировать их последствия. Для этого организация определяет проверяемые операции, ответственных сотрудников и порядок передачи информации.

Минфин относит к целям внутреннего контроля результативность деятельности, сохранность активов, достоверность отчетности и соблюдение законодательства. Контроль также должен помогать выявлять отклонения от внутренних правил и искажения учетных данных. Эти положения можно использовать как основу при разработке системы финансового контроля в компании. Вот основные задачи финансового контроля:

  • Проверять соответствие расходов утвержденному бюджету.
  • Не допускать платежи без договора, счета или другого основания.
  • Контролировать поступление денег от покупателей.
  • Следить за сроками погашения обязательств перед поставщиками и банками.
  • Проверять сохранность денежных средств, товаров и другого имущества.
  • Сопоставлять бухгалтерские данные с управленческими отчетами.
  • Выявлять операции, которые снижают прибыль или создают дополнительные расходы.
  • Предотвращать злоупотребления и превышение полномочий.
  • Предоставлять руководителю достоверные сведения о финансовом состоянии.

 

Цели и задачи финансового контроля необходимо закрепить во внутренних документах. Общей формулировки о контроле расходов недостаточно, поскольку сотрудники будут понимать ее по-разному. В положении нужно определить конкретные операции, сроки, документы и действия при выявлении нарушения.

Виды и формы финансового контроля

Виды финансового контроля можно разделить по времени проведения, источнику проверки и охвату операций. Для повседневной работы компании наиболее важно разделение на предварительный, текущий и последующий контроль. Каждый вид решает отдельную задачу и не заменяет остальные.

Виды финансового контроля Когда проводится Что проверяют Пример
Предварительный До совершения операции Основание платежа, наличие бюджета, условия договора, полномочия сотрудника Руководитель согласовывает закупку до подписания договора
Текущий Во время исполнения операции Сроки, суммы, документы, остатки, поступление денег Финансовый специалист ежедневно проверяет платежи и остатки на счетах
Последующий После завершения операции или периода Результат, отклонения, ошибки, эффективность расходов Руководитель сравнивает месячный бюджет с фактическими расходами

Предварительный финансовый контроль снижает вероятность необоснованных расходов. К нему относятся проверка договора, подтверждение бюджета, согласование цены и установление лимита. Без предварительной проверки компания может заключить договор, который не соответствует ее финансовым возможностям.

Текущий контроль финансов предприятия помогает отслеживать ситуацию в течение месяца. Ответственный сотрудник проверяет поступления, платежи, задолженность и остатки. Руководитель получает информацию об отклонении до окончания отчетного периода и может скорректировать расходы.

Последующий контроль финансово-хозяйственной деятельности показывает, какой результат получила компания. Он включает сверки, инвентаризацию, анализ бюджета и проверку документов. Такой контроль позволяет установить причину отклонения и изменить правила работы на следующий период.

По источнику проверки контроль подразделяется на внутренний и внешний. Внутренний финансовый контроль осуществляют руководитель, финансовое подразделение, бухгалтерия, ревизор или другие назначенные сотрудники. Внешний контроль проводят государственные органы, аудиторы, банки и другие лица в пределах своих полномочий.

 

Методы финансового контроля деятельности

Методы финансового контроля — это конкретные способы проверки операций и финансовой информации. Организации не требуется применять все методы одновременно. Необходимо выбрать процедуры, которые соответствуют основным расходам, имуществу и рискам компании.

Минфин рекомендует использовать документальную проверку, согласование операций, сверку данных, разделение полномочий, инвентаризацию и контроль доступа к информационным системам. Предварительные процедуры предупреждают ошибки, а последующие помогают их выявить. Компания вправе сочетать ручные и автоматические проверки. Применяют следующие методы финансового контроля:

Проверка документов. Ответственный сотрудник проверяет договор, счет, акт, накладную и другие основания операции.

Согласование платежей. Оплата проводится только после подтверждения руководителя или другого уполномоченного сотрудника.

Установление лимитов. Компания ограничивает размер расходов по подразделениям, проектам или отдельным видам операций.

Сверка данных. Бухгалтерские сведения сопоставляют с банковскими выписками, кассовыми документами, складскими остатками и данными контрагентов.

Инвентаризация. Организация проверяет фактическое наличие денег, товаров, материалов и другого имущества.

Разделение обязанностей. Один сотрудник оформляет операцию, другой согласовывает, третий проводит оплату.

Сравнение плана и результата. Фактические доходы и расходы сопоставляют с бюджетом, после чего выясняют причины отклонений.

Контроль задолженности. Ответственные сотрудники проверяют сроки оплаты и принимают меры по просроченным суммам.

Ограничение доступа. Права на проведение платежей, изменение реквизитов и корректировку учетных данных предоставляют только назначенным сотрудникам[/inset_block5]

Выбранный метод должен оставлять подтверждение проведения проверки. Таким подтверждением может быть отметка о согласовании, электронный журнал, акт сверки, отчет или подписанный перечень операций. Устное сообщение сотрудника не позволяет установить, что именно он проверил.

Количество процедур зависит от цены возможной ошибки. Платеж на небольшую хозяйственную покупку можно согласовывать в упрощенном порядке. Крупный договор, заем или приобретение оборудования требуют проверки условий, бюджета и влияния на финансовое состояние компании.

 

Как организовать систему финансового контроля в компании

Организацию финансового контроля следует начинать с перечня операций, которые влияют на деньги и имущество. Обычно к ним относятся продажи, закупки, платежи, расчеты с сотрудниками, займы, налоги, складские операции и списание активов. После этого по каждому участку определяют возможные нарушения и необходимые проверки.

Порядок организации внутреннего контроля компания устанавливает с учетом масштаба и характера деятельности. В проверках должны участвовать сотрудники разных подразделений в пределах своих обязанностей. Минфин отдельно указывает, что затраты на контроль должны соответствовать пользе, которую он приносит организации. Систему финансового контроля можно внедрить в семь этапов:

  • Составить перечень основных финансовых операций.
  • Определить возможные ошибки и потери по каждой операции.
  • Назначить проверку, которая предупреждает или выявляет нарушение.
  • Установить ответственного сотрудника.
  • Определить периодичность и срок проверки.
  • Указать документ, который подтверждает результат.
  • Закрепить порядок действий при обнаружении отклонения.

 

Распределение обязанностей необходимо оформить приказом, положением, должностными инструкциями или отдельным регламентом. Документы можно вести на бумаге или в электронном виде. Минфин рекомендует регулярно пересматривать их при изменении структуры, операций и условий деятельности компании.

Для небольшого бизнеса достаточно составить краткий перечень контрольных процедур:

Участок Что проверяют Ответственный Периодичность Подтверждение
Платежи Основание, сумма, реквизиты, наличие бюджета Руководитель и бухгалтер Перед каждой оплатой Согласованный платеж
Продажи Оплату, скидки, задолженность покупателей Руководитель отдела продаж Еженедельно Отчет по задолженности
Закупки Цену, условия договора, потребность в товаре Руководитель подразделения Перед заказом Заявка на закупку
Деньги Остатки на счетах и план платежей Финансовый специалист Ежедневно Платежный отчет
Запасы Фактическое наличие и движение Материально ответственное лицо Ежемесячно Инвентаризационная ведомость
Бюджет Плановые и фактические показатели Руководитель компании Ежемесячно Отчет об отклонениях

Финансовый контроль осуществляют не только бухгалтер или финансовый директор. Руководители подразделений отвечают за обоснованность заявок, отдел продаж — за работу с задолженностью, склад — за сохранность запасов. Руководитель компании утверждает правила и принимает решения по существенным отклонениям.

Результаты контроля финансов компании следует представлять в кратком отчете. Руководителю нужны сумма отклонения, причина, ответственный сотрудник и предлагаемые действия. Перечень всех проведенных операций без выводов затрудняет принятие решения.

 

Пример финансового контроля и основные ошибки

Рассмотрим условный пример финансового контроля в торговой компании. Ежемесячная выручка организации составляет 18 млн рублей, но на расчетном счете регулярно не хватает денег для своевременной оплаты поставщикам. Проверка показывает, что отдел закупок заказывает товар без утвержденного бюджета, покупатели задерживают оплату, а платежи проводятся без общего календаря.

Компания вводит предварительное согласование закупок, еженедельный контроль дебиторской задолженности и единый план платежей. Расходы свыше 300 тыс. рублей утверждает руководитель, а изменение банковских реквизитов поставщика подтверждают два сотрудника. Раз в месяц финансовый специалист сравнивает фактические расходы с бюджетом и указывает причины отклонений.

Через три месяца просроченная задолженность покупателей сокращается с 4,8 до 2,9 млн рублей. Доля расходов, не предусмотренных бюджетом, уменьшается с 11 до 4 процентов. Эти показатели приведены для примера и показывают, как оценивать результат внедренных процедур. При организации финансового контроля компании часто допускают следующие ошибки:

  • Проверяют только документы и не оценивают экономическую обоснованность расхода.
  • Поручают оформление, согласование и оплату одному сотруднику.
  • Устанавливают правила, но не назначают ответственных.
  • Собирают отчеты, которые руководитель не использует при принятии решений.
  • Контролируют только расходы и не проверяют задолженность, запасы и поступления.
  • Не пересматривают процедуры после изменения структуры или деятельности.
  • Проводят проверки нерегулярно и не фиксируют их результат.
  • Не устанавливают порядок действий при выявлении нарушения.

 

Эффективность финансового контроля оценивают по конкретным результатам. К ним относятся снижение просроченной задолженности, уменьшение необоснованных расходов, точность отчетности и соблюдение сроков платежей. Если процедура не предупреждает ошибки и не помогает их выявлять, ее необходимо изменить.

Финансовый контроль в организации должен быть понятным для сотрудников и полезным для руководителя. Для начала достаточно определить основные операции, установить обязательные проверки и распределить ответственность. По мере роста компании систему можно дополнять новыми процедурами и средствами автоматизации.