Ошибки при заключении трудового договора: как бизнесу не попасть под штраф и иск

Ошибки при заключении трудовых договоров не только создают риски административной ответственности, но и влияют на репутацию компании.
Любой спор с работником может обернуться для бизнеса финансовыми потерями, судебными расходами и вниманием контролирующих органов.

Согласно части 1 статьи 5.27 КоАП, за нарушение трудового законодательства предусмотрены штрафы:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Поэтому далее в статье рассказываю про ошибки, которые нужно избегать при оформлении нового сотрудника.

В нашем телеграм-канале мы публикуем аналитику из мира бизнеса, новости про изменения, проверенные образцы документов и другие материалы для вашей безопасной работы.

Подписывайтесь, чтобы ничего не пропустить >>>

Подмена трудового договора гражданско-правовым

Одна из самых частых ошибок — оформление договора гражданско-правового характера (ГПХ) вместо трудового. Так компании пытаются упростить документооборот и снизить издержки, но при проверке это часто заканчивается штрафом и доначислением взносов.

Согласно постановлению Пленума Верховного Суда от 29.05.2018 № 15, если человек выполняет постоянную работу, подчиняется внутреннему распорядку, работает по графику и использует имущество работодателя, — это трудовые отношения, даже если договор называется «оказание услуг».

Трудовые отношения имеют признаки, указанные в статьях 15 и 56 Трудового кодекса:

• работник лично выполняет работу по трудовой функции;
• работает под управлением работодателя и по установленному графику;
• получает оплату за труд;
• подчиняется правилам внутреннего распорядка.

По абзацу второму пункта 24 постановления Пленума РФ № 15, исполнитель по ГПХ работает на свой риск, а работник по трудовому договору — под контролем работодателя и не несет предпринимательского риска.

Если суд признает, что ГПХ фактически скрывает трудовые отношения, компанию ждет административная ответственность по частям 4 или 5 статьи 5.27 КоАП.

• ГПХ или трудовой договор: где экономия, а где риски для бизнеса
• Договор ГПХ для новичка: почему лучше не предлагать сотруднику, которого берете к себе на работу

Не проверяются предыдущие места работы

Вторая типичная ошибка — прием на работу бывшего госслужащего без уведомления его прежнего работодателя. Согласно статье 64.1 ТК и части 4 статьи 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», работодатель обязан в течение 10 дней сообщить о заключении трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим.

Несоблюдение этого требования влечет административный штраф по статье 19.29 КоАП:

• для должностных лиц — от 20 000 до 50 000 рублей;
• для юрлиц — от 100 000 до 500 000 рублей.

Проверять прошлые места работы — обязанность работодателя, особенно если речь идет о должностях, связанных с управлением имуществом, закупками или доступом к госфинансам.

Ошибки в определении «места работы»

Работодатели часто путают понятия «место работы» и «рабочее место», хотя они не равнозначны. Согласно статье 209 ТК, рабочее место — это конкретная точка, где сотрудник выполняет свои обязанности и которая находится под контролем работодателя. А место работы (ст. 57 ТК) — это сама организация и, если требуется, ее филиал или представительство.

Если в договоре не указан филиал или структурное подразделение, работник может заявить, что был принят в головную организацию. Это создает юридические риски при спорах.

Пример: компания наняла сотрудника в филиал в другом регионе, но не указала его адрес в договоре. При увольнении суд признал, что место работы не конкретизировано, и восстановил работника.

Подмена трудовых отношений: опасные маркеры, которые ищет трудовая инспекция

Ошибки в условиях оплаты труда

По статье 136 ТК, заработная плата выплачивается не реже двух раз в месяц. Конкретные даты фиксируются во внутренних документах или трудовом договоре — не позднее чем через 15 дней после окончания расчетного периода.

Нельзя указывать расплывчатые формулировки вроде «выплата дважды в месяц» или «по договоренности». Нужно прописывать конкретные даты: например, 10-го и 25-го числа каждого месяца.

Кроме того, важно помнить: по закону выплачивается заработная плата за отработанный период, а не аванс. Это часто становится причиной конфликтов с работниками и претензий трудовой инспекции.

В договоре отсутствуют обязательные условия

Еще одна распространенная ошибка — отсутствие обязательных условий, предусмотренных статьей 57 ТК.

Трудовой договор обязательно должен содержать:

• ФИО работника и работодателя;
• реквизиты документов, удостоверяющих личность;
• ИНН работодателя;
• место и дату заключения договора;
• трудовую функцию (должность, профессию, квалификацию);
• дату начала работы;
• условия оплаты труда (оклад, доплаты, надбавки, премии);
• режим рабочего времени и отдыха (если отличается от общего);
• условия труда и характер работы (разъездной, подвижной и т. д.);
• условия обязательного социального страхования.

Если хоть одно из этих условий отсутствует, трудовая инспекция может признать договор оформленным с нарушениями и обязать работодателя заключить его заново.

Неправомерное заключение срочного трудового договора

Работодатели часто заключают срочные договоры, чтобы проще расставаться с сотрудниками. Но закон разрешает это не всегда.

Перечень случаев, когда можно заключить срочный договор, строго ограничен статьей 59 ТК. Например, если работа носит временный характер, выполняется на период отсутствия основного сотрудника или связана с проектом, срок которого заранее известен.

Если срочный договор не подпадает под эти основания, он считается заключенным на неопределенный срок. Это подтверждается судебной практикой: суды массово переквалифицируют срочные договоры, если работник выполняет постоянные функции.

Нарушение сроков подачи отчета СЗВ-ТД

При приеме нового сотрудника работодатель обязан подать в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.

Несоблюдение этого срока влечет штрафы по статье 15.33.2 КоАП — от 300 до 500 рублей за каждого работника. Но если нарушение повторное, инспекция вправе увеличить штраф и провести внеплановую проверку.