Самозанятые: кто это и как бизнесу работать с ними без рисков

Подписывайтесь на телеграмм-канал журнала «Саппорт». В нем эксклюзивные материалы от экспертов и самые актуальные новости в мире бизнеса >>>

Кто такой самозанятый гражданин

Самозанятые — это физлица, которые оказывают услуги или выполняют работы по договорам ГПХ и платят налог на профессиональный доход (НПД). Размер налоговой ставки связан с тем, от кого именно самозанятый получает доход:

• 4% — от физлиц;
• 6% — от ИП и организаций.

Самозанятые не платят страховые взносы, не сдают отчетность и освобождены от использования ККТ. Они сами платят за себя налоги, поэтому заказчики не обязаны удерживать с них подоходный налог. Доходы самозанятых лиц не должны превышать 2,4 млн рублей в год.

Режим самозанятости регулирует Закон № 422-ФЗ от 27.11.2018 года. Он действует до конца 2028 года во всех регионах России.

ИП и самозанятый: в чем разница

Самозанятым может быть не только физлицо, но и индивидуальный предприниматель. Но у плательщиков НПД не должно быть наемных работников. Однако, самозанятые могут пользоваться услугами физлиц, в частности, других исполнителей на том же режиме. В таком случае стороны заключают договоры ГПХ, например, подряда.

Самозанятые, в отличие от ИП, ограничены в видах деятельности, выручке и выборе системы налогообложения — они могут использовать только НПД. Кроме того, ИП, которые не являются самозанятыми, обязаны сдавать всю обязательную бухгалтерскую и кадровую отчетность и платить страховые взносы.

• Знание закона растит EBITDA: как юристы могут сэкономить деньги вашей компании
• Иностранцы в России: как нанять зарубежного специалиста и избежать нарушений

Кто может быть самозанятым и какие виды деятельности вести запрещено

Стать самозанятым может любой гражданин России или иностранец из стран ЕАЭС без наемных работников. В законе №422-ФЗ не уточнили, какие виды деятельности они вести могут, зато установили ограничения. Так, самозанятым запрещено:

• перепродавать товары и имущественные права, кроме продажи имущества, которое гражданин использовал для личных и иных подобных нужд;
• добывать полезные ископаемые и реализовывать их;
• осуществлять реализацию подакцизных, кроме сахаросодержащих напитков, и маркированных товаров;
• работать по договорам комиссии, поручения и агентским договорам;
• сдавать нежилые помещения;
• заниматься майнингом криптовалют и операциями с цифровой валютой.

НПД не имеют право платить арбитражные управляющие, адвокаты, частные нотариусы. Полный список запретов — в пункте 2 статье 4 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Кроме этого, ограничения устанавливают и государственные органы. Например, Минфин запрещает облагать НПД проценты по займам (письмо от 24.12.2021 № 03-04-05/105745).

Самые распространенные сферы, в которых могут работать самозанятые, ФНС перечислила на сайте спецрежима. В их числе:

• оказание косметических услуг на дому;
• услуги по перевозке пассажиров и грузов;
• фото- и видеосъемка на заказ;
• проведение мероприятий и праздников;
• юридические консультации и ведение бухгалтерии;
• строительные работы и ремонт помещений.

Все доступные самозанятым виды деятельности можно посмотреть в мобильном приложении «Мой налог».

Плюсы и минусы работы с самозанятыми лицами

Сотрудничать с самозанятым выгоднее, чем с обычным исполнителем на ГПД или штатным сотрудником. Во-первых, это экономнее, потому что не нужно платить страховые взносы и взносы на травматизм, перечислять в бюджет НДФЛ. Во-вторых, не нужно предоставлять никакие отчеты — ни бухгалтерские, ни кадровые.

Однако, у оформления самозанятого гражданина для выполнения работ есть и минусы. Самый большой — риск, что отношения с плательщиком НПД переквалифицируют в трудовые. Опасность представляют и формулировки в договорах с самозанятыми, которые содержат признаки трудовых отношений (например, постоянное исполнение одной и той же функции, подчинение ПВТР), и само по себе сотрудничество с гражданами на таком налоговом режиме. Если ФНС заподозрит, что работодатель подменяет трудовые отношения договорами с самозанятыми, в компанию могут инициировать проверку. Кроме этого, за подмену может грозить штраф до 100 000 рублей по статье 5.27 КоАП и попадание в Реестр работодателей с нелегальной занятостью. Реестр общедоступный, а это значит, отследить компанию там смогут и сотрудники, и клиенты, и контрагенты. Это болезненный удар по деловой репутации.

• Мотивация Z: как вовлекать зумеров в работу, когда старые методы не работают

Как юридическим лицам и ИП работать с самозанятыми, чтобы ничего не нарушить

Сотрудничать с самозанятыми могут любые ИП, ООО и юрлица. Однако, важно четко соблюдать требования закона, иначе есть риск навлечь налоговую проверку, которая обернется доначислениями налогов и взносов, а также штрафами. Ниже собрали 7 главных правил, которые помогут оформлять самозанятых и работать с ними без рисков.

Правило 1. Проверяйте, что статус у самозанятого есть и он действует

Прежде чем заключать договор с самозанятым, проверьте, что он статус на самом деле получил. Более того, важно, чтобы статус этот был актуальным. Убедиться, что гражданин является плательщиком НПД, можно одним из двух способов:

1. Запросить у самозанятого справку о постановке на учет из приложения «Мой налог».
2. Самим проверить статус через сервис ФНС.

Рекомендую проверять статус самозанятого перед каждой оплатой. Не исключены ситуации, что гражданин статус утратит, но заказчика предупредить забудет или не сделает это намеренно. Кроме этого, включите в договор с самозанятым оговорку, что он — плательщик НПД. Так зафиксируете, что самозанятый обязан следить за своим статусом. Пропишите в договоре и обязанность самозанятого уведомлять вас, что он статус по любой причине утратил.

Правило 2. Привлекайте самозанятых только на разрешенные виды работ

Деятельность самозанятого не должна входить в запрещенные категории. Это небольшой шаг, который, однако, очень важно сделать перед началом сотрудничества с гражданином. Если выяснится, что на самом деле самозанятый не соблюдает ограничения по виду деятельности, ФНС может аннулировать его статус, а компании или ИП, которые с ним сотрудничали, доначислить страховые взносы и налоги. Перечень запрещенных для самозанятых видов деятельности смотрите в статье выше или в пункте 2 статьи 4 Закона №422-ФЗ.

Правило 3. Не оформляйте самозанятых, которые в течение 2 последних лет работали в компании по трудовому договору

Вообще, самозанятые могут работать и на спецрежиме, и по трудовому договору. Например, юрист работает в компании по трудовому договору и занимается фотосъемкой в свободное от работы время как самозанятый. Но оформлять договоры ГПХ запрещено с самозанятыми, которые:

• в текущий момент работают в компании по трудовому договору;
• работали с компанией по трудовому договору в течение 2 последних лет.

Правило 4. Соблюдайте лимиты по численности самозанятых

Закон №422-ФЗ не ограничивает юрлица и ИП в количестве договоров с самозанятыми. Однако, ГИТ и ФНС заподозрят, что компания пытается незаконно сэкономить, если одновременно будут соблюдаться три условия:

1. Работодатель заключил договоры с более чем 10 самозанятыми.
2. Каждый самозанятый в месяц получает не меньше 20 000 рублей.
3. Стороны сотрудничают не менее 3 месяцев за последний год.

Если ФНС заметит нарушения, работодателя вызовут на комиссию по нелегальной занятости. А если по ее итогам подозрения подтвердятся, в компанию могут инициировать проверку, которая чревата штрафом за подмену трудовых отношений до 100 000 рублей, доначислением страховых взносов, НДФЛ, штрафов и пеней.

Кроме этого, сотрудничество с самозанятыми с 6 января 2025 года вошло в перечень индикаторов риска для внеплановых проверок. Тут, правда, цифры немного другие. Так, проверку могут инициировать, если по данным ФНС организация или ИП:

• работают с более чем 35 самозанятыми;
• платят самозанятым больше 35 000 рублей в месяц, при этом доля дохода гражданина от компании — более 90%;
• сотрудничают с самозанятым больше 3 месяцев.

Правило 5. Соблюдайте лимиты по доходам самозанятых

Доходы самозанятого не должны превышать 2,4 млн рублей в год. Месячных ограничений при этом нет — главное соблюдать годовые.

Если самозанятый превысит лимит в 2,4 млн рублей, его лишат статуса. Физлицо должно будет уплатить со всех превышающих лимит сумм НДФЛ в 13%. ИП, который находился в статусе самозанятого, переведут на общую систему налогообложения. Организации, которая сотрудничала с самозанятым, в таком случае нужно будет уплатить страховые взносы и налоги.

Правило 6. Выбирайте предмет договора с учетом ограничений

Предмет договора с самозанятым должен соответствовать общим требованиям к его работе. Выбирать его нужно с учетом ограничений. Например, плательщикам НПД разрешили сдавать в аренду только движимое имущество. Это значит, что вы можете заключить договор аренды, скажем, на авто, но уже не сможете заключить с самозанятым договор аренды земли. Еще пример: самозанятые могут заниматься разовыми перевозками, но только на своем или арендованном транспорте. Если машина будет принадлежать третьим лицам, либо если перевозки будут регулярными, договор с самозанятым заключать опасно.

Правило 7.  Следите, чтобы в договорах с самозанятыми не было признаков трудовых отношений

В договоре с самозанятыми не должно быть признаков трудовых отношений. Если дело дойдет до проверки или суда, подобный договор почти со 100% вероятностью переквалифицируют в трудовой (например, решение АС Кемеровской области от 17.07.2024 № А27-5743/2024, постановление АС Северо-Кавказского округа от 13.01.2025 № Ф08-9274/24).  Это значит, что организации, помимо прочего, надо будет еще и платить штрафы, налоги, взносы и пени за просрочки.

Чтобы налоговая не переквалифицировала договор ГПХ в трудовой, в нем ни в коем случае нельзя указывать, что:

• самозанятый подчиняется ПВТР и соблюдает график работы компании;
• работодатель обеспечивает работнику безопасные условия труда, предоставляет ему материалы и оборудование для решения задач;
• самозанятый работает на территории компании или исполнителей распределяют по объектам, исходя из потребностей работодателя;
• исполнитель выполняет трудовую функцию за фиксированную плату, которую перечисляют по установленному графику;
• работодатель контролирует работу самозанятого;
• самозанятый выполняет однотипную работу неопределенный период времени;
• самозанятым предоставляют гарантии, аналогичные тем, что получают штатные работники на трудовых договорах.

Нельзя указывать в договоре, что основание для его заключения — это регистрация гражданина в качестве самозанятого.

Кроме этого, к критериям подмены трудовых отношений ФНС относит:

• график и объем выплат в отношении плательщиков НПД;
• долю доходов от конкретной компании в общей массе доходов самозанятых;
• постоянство взаимоотношений с компанией и предыдущие места работы самозанятого;
• связи текущих заказчиков плательщиков НПД с их бывшими работодателями.

Самозанятных можно привлекать только на разовые работы, где важен результат, а не сам процесс. Заключать договор надо для выполнения конкретных работ или оказания конкретных услуг. Кроме этого, необходимо устанавливать дедлайны, когда исполнитель обязан предоставить организации результат работы. Факт выполнения работ или оказания услуг нужно подтверждать документами, например, актами.

Чтобы исключить риск, что договор ГПХ с самозанятым переквалифицируют в трудовой, можете прописать, что исполнитель выполняет работы самостоятельно, не является работником и не подчиняется заказчику.

Правило 8. Правильно оформляйте вознаграждение самозанятому

Платить самозанятому можно и наличными, и в безналичной форме, например, переводом на карту. Если у самозанятого есть статус ИП, расчеты наличными по одному договору не могут превышать 100 000 рублей. Для безнала ограничений нет.

Если переводите вознаграждение самозанятому в безналичной форме, важно правильно оформить перевод, чтобы не нарваться на подозрение в обнале. В частности, в поле «Назначение платежа кодовое» нужно указывать код «1», а в поле «Назначение платежа» — подробно описать цель, скажем: «Оплата по договору №1 от 10.05.2025 за аренду автомобиля».

Правило 9. Требуйте и проверяйте чеки после оплаты

После каждой оплаты по договору у самозанятого обязательно запрашивайте чек. Он подтвердит, что компания с самозанятым работала, поможет учесть выплату в составе расходов и не платить взносы и налоги.

Самозанятые формируют чеки через приложение «Мой налог». Когда именно исполнитель должен вам чек передать, зависит от формы оплаты:

• наличными или через электронное средство перечисления (с карты, через онлайн-банк) — в момент расчёта;
• безналом — до 9 числа следующего месяца.

Кроме чеков, результат выполнения работ или оказания услуг фиксируйте актом. Это поможет организации подтвердить затраты в рамках налогового учёта.

Помните, что важно не просто получить чек, но и проверить его. В частности, подлинность чека от самозанятого можно проверить в личном кабинете в приложении «Мой налог» — через другие чекалки не получится. Обратите внимание, соответствуют ли договору сумма, наименование работ или услуг, ФИО и ИНН самозанятого. Если заметили ошибку, попросите гражданина чек аннулировать и сформировать новый.

Если самозанятый отказывается выдавать вам чек, напомните ему, что это нарушение, ответственность за которое предусмотрена ч. 2 ст. 129.13 НК:

• за первый проступок придется заплатить 20% от неоприходованной суммы;
• за повторный — до 100%.

Кроме этого, юрлицо или ИП могут отказаться платить самозанятому, который не предоставляет чек. Ведь именно в их интересах иметь подтверждающий документ, который освободит их от обязанности уплачивать взносы и налоги.

Чтобы обязать самозанятого формировать чеки, можно добавить соответствующую оговорку в договор с ним. В оговорке, в частности, установить, что за каждую оплату гражданин должен предоставлять чеки через «Мой налог» с указанием определённых реквизитов и информации.

Читайте также: 

• Увольнение за прогул: когда суд восстановит на работе сотрудника
• Иностранцы в России: как нанять зарубежного специалиста и избежать нарушений
• Несчастный случай на производстве: история, как руководителя сделали крайним за нарушения